DomzaBack to site

Product privacy notice

Notă de informare privind prelucrarea datelor

Last updated / Ultima actualizare: 2026-11-06

English · Română

Product privacy notice (English)

1. Scope

This notice covers the Domza product: the owner dashboard, the guest chat with the AI concierge, guest registration and the emails we send. The landing-page demo is covered by our separate landing-demo privacy page.

2. Who is responsible

  • Owner data (the people who host on Domza): Domza is run by Alina Horlescu as an individual (there is no company yet), who is the controller. Contact: privacy@domza.ai.
  • Guest data: the owner (your host) is the controller. Domza processes guest data on the owner's behalf, as their processor, under the owner Data Processing Agreement. Guests should send data requests to their host first; we help the host answer them.

3. What we process about owners

  • Account: name, email address, password (stored hashed), settings.
  • Properties: address and map location, house rules, check-in details, access information you choose to share (for example WiFi or keybox codes), photos and videos.
  • Bookings you add or import from your property management system (PMS) or booking-platform calendars (iCal). Your PMS API key and calendar links are stored encrypted.
  • Tourist-tax rules, filings and the booking figures behind them.
  • Billing: subscription status; payments are handled by Stripe and we never see your card details.
  • Questions you ask the in-app Help assistant, and the answers.
  • Browser notification subscriptions, if you turn them on.

4. What we process about guests (on the owner's behalf)

  • Booking details from the owner, their PMS or booking platform: name, contact details where provided, dates, number of guests.
  • Chat messages with the AI concierge and with the host, including translations of those messages.
  • Guest registration (the Romanian fișă de cazare): full name, date and place of birth, citizenship, country and address, arrival and departure dates, purpose of the trip, identity-document type, series and number, and optionally phone, email and car plate number; a signature; a photo of the identity document; details of accompanying children.
  • Issues reported during the stay (for example “the heating is off”).
  • Guest messages received through the owner's PMS (for example from Airbnb or Booking.com), once the owner's account has this switched on: guest messages received through your PMS are read to detect departure, so the owner can confirm “Guest left”. Domza does not store the message text; it keeps only the result (left / leaving at a time / nothing), the time, the message reference and when it was read. Domza never writes to the guest's booking platform.
  • Invoices the owner sends to a guest.
  • Voice dictation, if you use the microphone: voice clips are sent through our server to be transcribed. Domza does not store the audio or the transcript; only the clip's size, duration and detected language are logged.

5. Why, and on what legal basis

  • Running the service for owners (account, properties, bookings, AI concierge, Help, taxes, emails): performance of our contract with the owner (GDPR Art. 6(1)(b)).
  • Billing and accounting records: contract, and our legal obligations (Art. 6(1)(c)).
  • Security, abuse prevention and usage limits: our legitimate interest in keeping the service safe (Art. 6(1)(f)).
  • Product analytics using pseudonymous IDs: our legitimate interest in improving the product (Art. 6(1)(f)).
  • Guest chat and booking support: the owner's basis, normally performance of the booking contract with the guest (Art. 6(1)(b)).
  • Guest registration: the owner's legal obligation to register guests under Romanian law (Art. 6(1)(c)).

6. AI processing

  • The AI concierge, issue detection, translation, the Help assistant, the property setup assistant, media checks and review-request drafts use OpenAI models. Each request carries the message, the property information the owner has written for the AI, and the booking context needed for the answer.
  • During guest registration, the identity-document photo is sent to Anthropic to check that it is an identity document and to read its fields so the guest does not have to type them. The guest can correct every field before submitting.
  • Reading a guest's message received through the PMS for a departure (once switched on) uses an OpenAI model. Each request carries only that one message, when it was sent and the planned check-out time. The result is a suggestion: the owner confirms or dismisses it, and Domza never acts on it alone.
  • Voice dictation uses OpenAI to transcribe the clip.
  • Our AI providers do not use API data to train their models, and sharing data with OpenAI for training is switched off on our account. OpenAI keeps requests to its models for up to 30 days to detect abuse, then deletes them; it keeps nothing from voice transcription. Anthropic keeps data only as its terms allow.
  • No decision with legal or similarly significant effect is made solely by automated means. A registration whose machine-read document zone matches what the guest typed is accepted automatically; anything else goes to the owner, and only the owner can send a registration back.
  • Guests are told, before their first message, that they are chatting with an AI concierge.

7. How long we keep data

  • Identity-document photos: deleted automatically 45 days after the registration is submitted, or straight away if the owner deletes the booking.
  • Guest registration details: kept for 5 years, because Romanian law requires the host to keep the registration record for that long.
  • Help assistant questions and lookups: 90 days.
  • Chat history, bookings and property data: for as long as the owner keeps their account, or until the owner deletes them.
  • Account deletion: when an owner deletes their account, their properties are archived, bookings, guest chat history, registrations and media are deleted, and the account is anonymised.
  • Voice clips: not stored.

8. Who receives data

Our subprocessors (hosting, AI providers, email, analytics, billing, maps) are listed with their regions and safeguards on the subprocessors page. We do not sell personal data.

9. Transfers outside the EEA

Data at rest is stored in the EU (AWS Ireland). OpenAI, Anthropic, Resend, Mapbox and Stripe process data in the United States; those transfers rely on Standard Contractual Clauses in each provider's data processing agreement or on the EU-US Data Privacy Framework.

10. Your rights

You have the right to access, correct, delete and port your data, to restrict or object to processing, and to complain to a data protection authority (in Romania, ANSPDCP, dataprotection.ro).

  • Owners can delete their account themselves in Settings. For a copy of your data, email us and we reply within 30 days.
  • Guests: contact your host first. You can also email us with your booking details and we will pass the request to your host and help them answer it.

11. Cookies and local storage

  • A session cookie that keeps a guest signed in to their chat link. It expires 5 days after check-out.
  • Local storage on your device for your sign-in and your chat link. They stop working when they expire and stay on your device until you sign out or clear your browser data.
  • Interface preferences (for example a collapsed sidebar, a filter or the chat language) and whether you have dismissed a notice, kept on your device until you clear your browser data. Some last only until you close the tab.
  • These are strictly necessary for the product to work, so they do not need your consent. We use no advertising or cross-site tracking cookies, and no analytics in your browser. If that ever changes, we will ask for your consent first, keep your answer (yes or no) on your device until you clear your browser data so we do not ask again, and let you change it on the Cookies page.

12. Contact

privacy@domza.ai

Notă de informare privind prelucrarea datelor (Română)

1. Domeniu

Această notă acoperă produsul Domza: panoul proprietarului, chatul oaspeților cu concierge-ul AI, înregistrarea oaspeților și e-mailurile pe care le trimitem. Demo-ul de pe pagina principală este acoperit de pagina de confidențialitate a demo-ului.

2. Cine răspunde

  • Datele proprietarilor (cei care găzduiesc prin Domza): Domza este administrat de Alina Horlescu, persoană fizică (nu există încă o societate), care este operatorul. Contact: privacy@domza.ai.
  • Datele oaspeților: proprietarul (gazda) este operator. Domza prelucrează datele oaspeților în numele proprietarului, ca persoană împuternicită, conform Acordului de prelucrare a datelor încheiat cu proprietarul. Oaspeții trimit cererile întâi gazdei; noi o ajutăm să răspundă.

3. Ce prelucrăm despre proprietari

  • Cont: nume, adresă de e-mail, parolă (stocată criptografic), setări.
  • Proprietăți: adresă și locație pe hartă, regulile casei, detalii de check-in, informații de acces pe care alegeți să le partajați (de exemplu WiFi sau codul cutiei cu chei), fotografii și videoclipuri.
  • Rezervările adăugate sau importate din sistemul de administrare a proprietății (PMS) sau din calendarele platformelor (iCal). Cheia API a PMS-ului și linkurile de calendar sunt stocate criptat.
  • Regulile de taxă de turism, declarațiile și datele din spatele lor.
  • Facturare: starea abonamentului; plățile sunt procesate de Stripe și nu vedem niciodată datele cardului.
  • Întrebările adresate asistentului Help din aplicație și răspunsurile.
  • Abonările la notificări în browser, dacă le activați.

4. Ce prelucrăm despre oaspeți (în numele proprietarului)

  • Detaliile rezervării primite de la proprietar, din PMS sau de pe platforma de rezervări: nume, date de contact acolo unde există, perioada, numărul de oaspeți.
  • Mesajele din chat cu concierge-ul AI și cu gazda, inclusiv traducerile acestora.
  • Fișa de cazare: nume complet, data și locul nașterii, cetățenia, țara și adresa, datele sosirii și plecării, scopul călătoriei, tipul, seria și numărul actului de identitate și, opțional, telefon, e-mail și număr de înmatriculare; semnătura; o fotografie a actului de identitate; date despre copiii însoțitori.
  • Problemele semnalate în timpul șederii (de exemplu „nu merge căldura”).
  • Mesajele oaspeților primite prin PMS-ul proprietarului (de exemplu de pe Airbnb sau Booking.com), după ce funcția este activată pentru contul proprietarului: mesajele oaspeților primite prin PMS sunt citite pentru a detecta plecarea, ca proprietarul să poată confirma „Oaspetele a plecat”. Domza nu păstrează textul mesajului; păstrează doar rezultatul (a plecat / pleacă la o anumită oră / nimic), ora, referința mesajului și momentul citirii. Domza nu scrie niciodată pe platforma de rezervare a oaspetelui.
  • Facturile pe care proprietarul le trimite unui oaspete.
  • Dictarea vocală, dacă folosiți microfonul: înregistrările sunt trimise prin serverul nostru pentru transcriere. Domza nu păstrează nici înregistrarea, nici transcrierea; se notează doar dimensiunea, durata și limba detectată.

5. În ce scop și pe ce temei legal

  • Furnizarea serviciului către proprietari (cont, proprietăți, rezervări, concierge AI, Help, taxe, e-mailuri): executarea contractului cu proprietarul (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).
  • Facturare și evidențe contabile: contractul și obligațiile noastre legale (art. 6 alin. (1) lit. c)).
  • Securitate, prevenirea abuzurilor și limite de utilizare: interesul nostru legitim de a menține serviciul sigur (art. 6 alin. (1) lit. f)).
  • Analiza utilizării produsului cu identificatori pseudonimi: interesul nostru legitim de a îmbunătăți produsul (art. 6 alin. (1) lit. f)).
  • Chatul și asistența pentru rezervare: temeiul proprietarului, de regulă executarea contractului de cazare cu oaspetele (art. 6 alin. (1) lit. b)).
  • Fișa de cazare: obligația legală a proprietarului de a înregistra oaspeții conform legislației române (art. 6 alin. (1) lit. c)).

6. Prelucrarea prin inteligență artificială

  • Concierge-ul AI, detectarea problemelor, traducerea, asistentul Help, asistentul de configurare a proprietății, verificarea materialelor media și ciornele de cerere de recenzie folosesc modele OpenAI. Fiecare cerere conține mesajul, informațiile despre proprietate scrise de proprietar pentru AI și contextul rezervării necesar pentru răspuns.
  • La înregistrarea oaspeților, fotografia actului de identitate este trimisă către Anthropic pentru a verifica dacă este un act de identitate și pentru a-i citi câmpurile, ca oaspetele să nu le tasteze. Oaspetele poate corecta orice câmp înainte de trimitere.
  • Citirea unui mesaj al oaspetelui primit prin PMS, pentru a detecta plecarea (după activare), folosește un model OpenAI. Fiecare cerere conține doar acel mesaj, momentul trimiterii și ora planificată de check-out. Rezultatul este o sugestie: proprietarul o confirmă sau o respinge, iar Domza nu acționează niciodată singur pe baza ei.
  • Dictarea vocală folosește OpenAI pentru transcriere.
  • Furnizorii noștri de AI nu folosesc datele trimise prin API pentru antrenarea modelelor, iar partajarea datelor cu OpenAI pentru antrenare este dezactivată în contul nostru. OpenAI păstrează cererile către modelele sale cel mult 30 de zile pentru a detecta abuzurile, apoi le șterge; din transcrierea vocală nu păstrează nimic. Anthropic păstrează datele doar cât permit termenii săi.
  • Nicio decizie cu efecte juridice sau la fel de importante nu se ia exclusiv automat. O fișă la care zona citibilă automat a actului se potrivește cu ce a completat oaspetele este acceptată automat; în orice alt caz decide proprietarul, și doar proprietarul poate returna o fișă.
  • Oaspeții sunt informați, înainte de primul mesaj, că discută cu un concierge AI.

7. Cât timp păstrăm datele

  • Fotografiile actelor de identitate: șterse automat la 45 de zile după trimiterea fișei sau imediat dacă proprietarul șterge rezervarea.
  • Datele din fișa de cazare: păstrate 5 ani, deoarece legea română cere gazdei să păstreze evidența pe această durată.
  • Întrebările și căutările asistentului Help: 90 de zile.
  • Istoricul chatului, rezervările și datele proprietăților: cât timp proprietarul își păstrează contul sau până le șterge.
  • Ștergerea contului: proprietățile sunt arhivate, rezervările, istoricul chatului cu oaspeții, fișele și fișierele media sunt șterse, iar contul este anonimizat.
  • Înregistrările vocale: nu se păstrează.

8. Cine primește datele

Persoanele împuternicite (găzduire, furnizori de AI, e-mail, analiză, facturare, hărți) sunt listate, cu regiunile și garanțiile lor, pe pagina de subprocesatori. Nu vindem date cu caracter personal.

9. Transferuri în afara SEE

Datele stocate se află în UE (AWS Irlanda). OpenAI, Anthropic, Resend, Mapbox și Stripe prelucrează date în Statele Unite; aceste transferuri se bazează pe Clauzele contractuale standard din acordul de prelucrare al fiecărui furnizor sau pe Cadrul UE-SUA privind protecția datelor.

10. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere și portabilitate, dreptul de a restricționa prelucrarea sau de a vă opune și dreptul de a depune o plângere la autoritatea de protecție a datelor (în România, ANSPDCP, dataprotection.ro).

  • Proprietarii își pot șterge singuri contul din Setări. Pentru o copie a datelor, scrieți-ne și răspundem în 30 de zile.
  • Oaspeții: contactați întâi gazda. Ne puteți scrie și nouă cu detaliile rezervării; transmitem cererea gazdei și o ajutăm să răspundă.

11. Cookie-uri și stocare locală

  • Un cookie de sesiune care menține oaspetele autentificat în linkul de chat. Expiră la 5 zile după check-out.
  • Stocare locală pe dispozitiv pentru autentificare și linkul de chat. Nu mai funcționează după expirare și rămân pe dispozitiv până vă deconectați sau ștergeți datele browserului.
  • Preferințe de interfață (de exemplu bara laterală restrânsă, un filtru sau limba chatului) și dacă ați închis un anunț, păstrate pe dispozitiv până ștergeți datele browserului. Unele durează doar până închideți fila.
  • Acestea sunt strict necesare pentru funcționarea produsului, deci nu necesită consimțământul dumneavoastră. Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire între site-uri și nicio analiză în browserul dumneavoastră. Dacă acest lucru se va schimba, vă vom cere mai întâi consimțământul, vom păstra răspunsul (da sau nu) pe dispozitiv până ștergeți datele browserului, ca să nu vă întrebăm din nou, și îl veți putea schimba pe pagina Cookie-uri.

12. Contact

privacy@domza.ai